Créez une signature e-mail HTML – copiez dans Gmail ou Outlook

Une signature e-mail est un petit bloc de texte placé au bas de chaque message que vous envoyez. On parle parfois de pied de page e-mail ou de bloc de signature. Elle contient votre nom, votre poste, votre entreprise et vos coordonnées. Beaucoup de signatures incluent aussi un lien vers un site web, un agenda de rendez-vous ou des profils de réseaux sociaux.

En moyenne, un professionnel envoie entre 30 et 40 e-mails par jour. Chacun de ces messages est une occasion de partager vos coordonnées, de renforcer votre image de marque et de faciliter la prise de contact. Un pied de page soigné fait gagner du temps au destinataire - il n’a plus besoin de chercher votre numéro de téléphone dans d’anciens messages.

Au-delà de l’image, la loi impose dans plusieurs pays francophones d’inclure certaines informations dans les e-mails commerciaux. En France, en Belgique, au Luxembourg et en Suisse romande, des règles spécifiques s’appliquent. La signature e-mail est l’endroit le plus simple pour s’y conformer.

Dans l’onglet Données, vous trouverez tous les champs à remplir. Seuls deux sont obligatoires : le nom et l’adresse e-mail. Tous les autres sont facultatifs et n’apparaissent dans la signature que s’ils sont renseignés.

Champs disponibles

• Ligne au-dessus du nom - texte supplémentaire au-dessus du nom. Idéal pour un nom d’entreprise, un slogan ou une accroche.
• Avatar / logo (URL de l’image) - URL d’une photo de profil ou d’un logo. L’image doit être carrée (min. 120 × 120 px) et accessible publiquement. Après avoir collé l’URL, vous pouvez choisir la forme (ronde, arrondie, carrée) et la taille (petite - 40 px, moyenne - 56 px, grande - 72 px).
• Nom complet - champ obligatoire. Prénom et nom de famille.
• Tag à côté du nom - texte court à côté du nom, par exemple des pronoms ou un titre abrégé.
• Poste - votre rôle dans l’entreprise, par exemple Directeur commercial ou Responsable marketing.
• Nom de l’entreprise - le nom de l’organisation que vous représentez.
• Ligne supplémentaire - brève description de votre activité ou de votre offre.
• E-mail - champ obligatoire. Votre adresse e-mail professionnelle.
• Téléphone - numéro de contact dans le format de votre choix, par exemple +33 1 23 45 67 89.
• Site web - URL complète de votre site, commençant par https://.
• Adresse - adresse postale de l’entreprise (rue, ville, code postal).
• Données légales - numéro SIREN ou SIRET, ville d’immatriculation RCS, capital social, ou tout autre identifiant exigé par votre secteur. Ce champ est essentiel pour respecter les obligations légales en France et en Belgique - voir la section dédiée ci-dessous.

Dans plusieurs pays francophones, les e-mails commerciaux doivent contenir certaines informations sur l’entreprise. La signature e-mail est le moyen le plus simple de s’y conformer. Voici un résumé des principales obligations. Ce sont des informations générales, pas des conseils juridiques - vérifiez toujours la réglementation en vigueur dans votre pays.

France - Code de commerce (article R123-237)

Toute société commerciale immatriculée en France doit faire figurer les informations suivantes sur ses e-mails professionnels :

• Dénomination sociale suivie de la forme juridique (ex. : SARL, SAS, SA)
• Montant du capital social
• Numéro SIREN ou SIRET
• Ville du greffe d’immatriculation au RCS (ex. : RCS Paris)
• Adresse du siège social

Pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, la mention du numéro SIRET est obligatoire. L’ajout du numéro de TVA intracommunautaire est recommandé si vous facturez hors de France.

Utilisez le champ Données légales du générateur pour saisir ces informations. Elles apparaîtront automatiquement dans chaque signature.

Belgique - Code des sociétés et des associations

En Belgique, les entreprises doivent mentionner dans leurs e-mails :

• Dénomination sociale et forme juridique
• Numéro d’entreprise (BCE/KBO)
• Adresse du siège social
• Mention éventuelle du numéro de TVA (BE + 10 chiffres)

Luxembourg - Registre de Commerce et des Sociétés

Les sociétés luxembourgeoises doivent indiquer :

• Dénomination sociale et forme juridique
• Numéro RCS Luxembourg (ex. : B12345)
• Adresse du siège social
• Capital social, le cas échéant

Suisse romande

La Suisse n’impose pas d’obligations aussi strictes que la France ou la Belgique pour les signatures e-mail. Toutefois, le Code des obligations (CO) et la loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD) recommandent d’indiquer la raison sociale, la forme juridique et le numéro d’identification des entreprises (IDE/UID). Pour les entreprises travaillant avec des clients dans l’UE, il est judicieux d’aligner la signature sur les règles européennes plus strictes.

Canada (Québec) - LPRPDE et Loi 25

Au Québec, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP/CASL) exige une identification claire de l’expéditeur et des coordonnées dans les messages commerciaux. La Loi 25 (loi sur la protection des renseignements personnels) renforce les obligations de transparence. Il est recommandé d’inclure le nom de l’entreprise, l’adresse et le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) dans la signature.

RGPD et protection des données

Si votre signature contient des données personnelles (photo, numéro de téléphone personnel), le Règlement général sur la protection des données (RGPD) peut s’appliquer. Les entreprises agissant en tant que responsables du traitement devraient ajouter un court avis de confidentialité ou un lien vers leur politique de confidentialité. Le générateur propose le champ Clause / RGPD à cet effet.

Le champ Données légales dans l’onglet Données est une zone de texte multi-lignes où vous pouvez saisir vos identifiants légaux. Voici des exemples :

• SARL (France) - Entreprise Exemple SARL | SIREN 123 456 789 | RCS Paris | Capital social : 10 000 EUR | Siège : 12 rue de la Paix, 75002 Paris
• SAS (France) - Ma Société SAS | SIRET 123 456 789 00012 | RCS Lyon | Capital social : 50 000 EUR
• Auto-entrepreneur (France) - Jean Dupont | SIRET 123 456 789 00012 | TVA FR12345678901
• SPRL/BV (Belgique) - Entreprise Exemple BV | BCE 0123.456.789 | Siège : Avenue Louise 100, 1050 Bruxelles
• Sàrl (Luxembourg) - Exemple Sàrl | RCS Luxembourg B12345 | Capital social : 12 000 EUR
• SA (Suisse) - Exemple SA | Siège : Genève | IDE CHE-123.456.789
• Entreprise (Québec) - Entreprise Exemple inc. | NEQ 1234567890 | 123, rue Principale, Montréal, QC H2X 1A1

Le texte saisi apparaît au bas de la signature, juste avant la clause de confidentialité.

Un bouton CTA (appel à l’action) est un élément cliquable qui redirige le destinataire vers une page de votre choix : agenda de rendez-vous, formulaire de contact ou offre commerciale. Le créateur de signature permet d’ajouter deux boutons CTA.

Bouton principal

1. Ouvrez l’onglet Boutons.
2. Saisissez le texte que le destinataire verra, par exemple Prendre rendez-vous.
3. Collez l’URL complète dans le champ Lien CTA. L’adresse doit commencer par https://.

Bouton secondaire

Vous pouvez ajouter un second bouton en style contour (fond transparent avec bordure). Remplissez les champs de la section Bouton secondaire de la même manière.

Forme des boutons

En bas de l’onglet, l’option Arrondi des boutons propose trois formes : Aucun (angles droits), Léger (légèrement arrondi) ou Complet (ovale).

Si les deux champs (texte et lien) restent vides, le bouton n’apparaît pas. Les deux sont nécessaires.

L’onglet Réseaux sociaux permet d’ajouter des liens vers vos profils. Le créateur de signature prend en charge douze plateformes : LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (anciennement Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram et Pinterest.

Comment faire

1. Ouvrez l’onglet Réseaux sociaux.
2. À côté de chaque plateforme, collez l’URL complète de votre profil.
3. Ne remplissez que les plateformes que vous utilisez. Les champs vides n’apparaissent pas dans la signature.

Icônes de réseaux sociaux

En bas de l’onglet, activez Afficher les icônes à côté des noms pour remplacer les noms en texte par des icônes SVG en couleur.

• Taille - Petite (16 px), Moyenne (20 px) ou Grande (24 px).
• Couleur - Couleurs de la plateforme, Couleur d’accent (uniforme) ou Couleur du texte.

L’onglet Apparence permet de modifier les couleurs, la police et d’autres éléments visuels de la signature.

Thèmes de couleurs

En haut de l’onglet, cinq thèmes prédéfinis sont disponibles : Sombre, Bleu, Violet, Vert et Gris. Un clic applique automatiquement la couleur d’accent et la couleur du texte.

Couleurs individuelles

• Couleur d’accent - utilisée pour la barre latérale ou supérieure, le bouton CTA et les liens.
• Couleur du texte - couleur de tous les textes de la signature.
• Couleur d’arrière-plan - fond de la signature. Blanc par défaut.

Police et taille du texte

• Police - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS ou Georgia. Toutes sont compatibles avec les clients de messagerie.
• Taille du texte - Petite (12 px), Standard (14 px) ou Plus grande (16 px).

Le logiciel de messagerie règle la même taille en points, où 14 px valent 10,5 pt ; le convertisseur px en pt met les deux valeurs en regard.

Bordure de la signature

Vous pouvez ajouter une bordure sur un ou plusieurs côtés : gauche, droite, haut ou bas. La bordure utilise la couleur d’accent. Une bordure à gauche donne un accent vertical élégant et discret.

L’onglet Style de texte permet d’ajuster individuellement la couleur et la taille de chaque élément textuel de la signature.

Éléments disponibles

Seuls les éléments contenant des données sont affichés :

• Nom - affiché par défaut dans la couleur d’accent.
• Poste - votre rôle dans l’entreprise.
• Entreprise - nom de l’organisation.
• Coordonnées - e-mail, téléphone, site web.
• Réseaux sociaux - liens vers les profils.
• Clause juridique - texte au bas de la signature.

Changer la couleur

À côté de chaque élément, cliquez sur un carré de couleur pour le sélectionner. Vous pouvez aussi ajouter une couleur personnalisée (jusqu’à 8), partagée entre tous les éléments. Le bouton de réinitialisation restaure la couleur par défaut.

Changer la taille

Sous les couleurs, des boutons moins et plus permettent d’ajuster la taille. La valeur indique l’écart par rapport à la taille de base (définie dans l’onglet Apparence). Plage : de −4 à +4 pixels.

L’onglet Espacements permet de contrôler précisément la distance entre chaque partie de la signature.

Marge intérieure

En haut de l’onglet, l’option de marge intérieure définit l’espace entre le contenu et les bords de la signature. Trois valeurs : 8 px (petite), 16 px (moyenne) et 24 px (grande).

Espacements par élément

En dessous, des contrôles avec boutons plus et moins permettent d’ajuster chaque écart. Seuls les éléments présents dans la signature sont affichés :

• Après le nom
• Après le poste / entreprise
• Après la ligne supplémentaire
• Après les coordonnées
• Après les réseaux sociaux
• Après le bouton CTA
• Avant la clause juridique

L’onglet Clause / RGPD permet d’ajouter un texte juridique qui apparaît en bas de la signature en petits caractères.

Quand ajouter une clause ?

• Correspondance professionnelle - avis de confidentialité demandant la suppression en cas d’envoi erroné.
• Exigences sectorielles - certains secteurs (juridique, médical, financier) imposent des mentions spécifiques.
• RGPD - information sur le traitement des données personnelles si votre entreprise est responsable du traitement.

Par défaut, le champ contient un texte de confidentialité d’exemple. Vous pouvez le modifier, le supprimer ou le remplacer par votre propre clause.

Ligne séparatrice

Activez Afficher la ligne séparatrice pour ajouter une ligne horizontale au-dessus du texte juridique. Trois options : style (continu, pointillé, tirets), épaisseur (1–3 px) et couleur.

Un bon pied de page e-mail est clair, cohérent et facile à lire. Voici les recommandations essentielles :

Restez concis

Quatre à sept lignes de coordonnées suffisent. Une signature trop longue repousse le contenu du message, surtout sur les écrans de téléphone.

Deux ou trois couleurs au maximum

Trop de couleurs donnent un aspect désordonné. Choisissez une couleur d’accent en accord avec votre charte graphique et gardez le reste en ton sombre et neutre.

Incluez toujours un appel à l’action

Un bouton CTA transforme chaque e-mail en un canal de communication actif. Liez-le à un agenda de rendez-vous, un portfolio ou un formulaire de contact.

Choisissez des polices compatibles

Le générateur propose cinq polices sûres pour les e-mails : Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS et Georgia. Évitez les polices décoratives - elles seront remplacées par une police par défaut chez le destinataire.

Hébergez les images sur votre domaine

Si vous ajoutez un logo ou un avatar, utilisez une image hébergée sur votre site web ou un CDN fiable. Évitez les raccourcisseurs de liens, Google Drive ou Dropbox - certains clients de messagerie bloquent les images de ces sources.

Le créateur de signature enregistre automatiquement votre travail dans la mémoire du navigateur (localStorage). Lorsque vous actualisez la page ou revenez plus tard, toutes vos données, couleurs et autres options sont restaurées.

Réinitialiser les paramètres

Sous l’aperçu, le bouton Réinitialiser l’apparence remet toutes les données et options aux valeurs par défaut après confirmation. Cette action est irréversible.

Exporter et importer la configuration

Les boutons Exporter les paramètres et Importer les paramètres permettent de sauvegarder et de restaurer la configuration complète via un fichier JSON. Utile pour transférer la signature entre ordinateurs ou la partager avec des collègues.

Le panneau d’aperçu se trouve à droite de l’éditeur et se met à jour automatiquement à chaque modification. Il est fixé à l’écran (sticky) et reste visible même en faisant défiler les options.

Fonds d’aperçu

Au-dessus de l’aperçu, trois boutons : Clair (fond gris par défaut), Sombre (utile pour vérifier la lisibilité) et Damier (montre la transparence et les bords).

Boutons d’action

• Copier la signature (Gmail / Outlook) - copie en HTML formaté.
• Copier le code HTML - copie le code source brut.
• Télécharger en HTML - enregistre en fichier .html.
• Voir le code HTML - ouvre une fenêtre avec le code source.
• Exporter les paramètres - sauvegarde la configuration en fichier JSON.
• Importer les paramètres - charge une configuration depuis un fichier JSON.
• Réinitialiser l’apparence - remet tout aux valeurs par défaut.