Crea una firma e-mail HTML – copia in Gmail o Outlook

Una firma e-mail è un piccolo blocco di testo in fondo a ogni messaggio che invii. Viene chiamata anche piè di pagina e-mail o blocco firma. Mostra il tuo nome, il ruolo, l'azienda e i dati di contatto. Molte firme includono anche un link al sito web, un calendario appuntamenti o i profili social.

In media, un professionista invia tra 30 e 40 e-mail al giorno. Ognuno di quei messaggi è un'opportunità per condividere i propri contatti, rafforzare il marchio e semplificare la comunicazione. Un piè di pagina ben progettato fa risparmiare tempo al destinatario - non deve cercare il tuo numero di telefono nei messaggi precedenti.

In Italia, inoltre, la legge richiede che le e-mail aziendali contengano determinate informazioni sull'impresa. La Partita IVA, il Codice Fiscale e il numero REA sono tra i dati più importanti. La firma e-mail è il posto più semplice dove inserirli.

Nella scheda Dati trovi tutti i campi disponibili. Solo due sono obbligatori: il nome e l'indirizzo e-mail. Tutti gli altri sono facoltativi e appaiono nella firma solo se compilati.

Campi disponibili

• Riga sopra il nome - testo aggiuntivo sopra il nome: nome dell'azienda, slogan o frase ad effetto.
• Avatar / logo (URL immagine) - URL di una foto profilo o logo. L'immagine deve essere quadrata (min. 120 × 120 px) e accessibile pubblicamente. Dopo aver incollato l'URL puoi scegliere la forma (rotonda, arrotondata, quadrata) e la dimensione (piccola - 40 px, media - 56 px, grande - 72 px).
• Nome completo - campo obbligatorio.
• Tag accanto al nome - testo breve, come pronomi o titolo abbreviato.
• Ruolo - la tua posizione in azienda, es. Direttore commerciale.
• Azienda - nome dell'organizzazione.
• Riga aggiuntiva - breve descrizione della tua attività o offerta.
• E-mail - campo obbligatorio. Il tuo indirizzo professionale.
• Telefono - numero di contatto in qualsiasi formato, es. +39 02 1234567.
• Sito web - URL completo che inizia con https://.
• Indirizzo - indirizzo dell'azienda (via, città, CAP).
• Dati legali - Partita IVA, Codice Fiscale, numero REA, PEC o altri dati richiesti dal settore. Questo campo è fondamentale per la conformità legale in Italia - vedi la sezione dedicata qui sotto.

In Italia, le e-mail aziendali devono contenere determinate informazioni sull'impresa. La firma e-mail è il modo più semplice per rispettare questi obblighi. Di seguito un riepilogo delle principali norme. Si tratta di informazioni generali, non di consulenza legale - verifica sempre la normativa vigente.

Partita IVA

L'obbligo di indicare la Partita IVA (P.IVA) in tutte le comunicazioni commerciali è previsto dal DPR 633/1972. Ogni e-mail inviata a fini commerciali deve contenere il numero di Partita IVA dell'impresa. Questo vale per tutti i tipi di aziende: imprese individuali, società di persone e società di capitali.

Codice Fiscale e numero REA

Le società iscritte al Registro delle Imprese devono indicare anche:

• Codice Fiscale (C.F.) - se diverso dalla P.IVA
• Numero REA - il numero di iscrizione al Repertorio Economico Amministrativo presso la Camera di Commercio locale
• Sede legale
• Capitale sociale e stato di liquidazione (per S.r.l. e S.p.A.)

PEC - Posta Elettronica Certificata

L'Italia ha un sistema unico di posta elettronica certificata (PEC) con valore legale equivalente alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Tutte le imprese e i professionisti iscritti a un ordine professionale devono avere un indirizzo PEC. Sebbene non sia obbligatorio inserirlo nella firma di ogni e-mail ordinaria, includerlo è una buona pratica perché facilita le comunicazioni ufficiali.

Se hai un indirizzo PEC, puoi aggiungerlo nel campo Riga aggiuntiva o nel campo Dati legali del generatore.

Obblighi specifici per forma giuridica

• S.r.l. - denominazione, sede legale, ufficio del Registro delle Imprese, P.IVA, C.F., numero REA, capitale sociale, stato di liquidazione se applicabile.
• S.p.A. - come S.r.l., più i nomi degli amministratori e l'organo di controllo (se presente).
• Ditta individuale - P.IVA, C.F. (se diverso), sede, eventuale iscrizione all'Albo.
• Professionista (libero professionista) - P.IVA, iscrizione all'ordine professionale (es. Ordine degli Avvocati, Albo dei Dottori Commercialisti).

Sanzioni

L'omissione della Partita IVA nelle comunicazioni commerciali è sanzionabile con un'ammenda da 258,23 a 2.065,83 EUR (art. 35 DPR 633/1972). La Camera di Commercio può inoltre verificare la conformità delle comunicazioni aziendali.

GDPR e protezione dei dati

Se la firma e-mail contiene dati personali (foto, numero di cellulare personale), si applica il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Le aziende che agiscono come titolari del trattamento dovrebbero considerare l'aggiunta di un breve avviso sulla privacy o un link all'informativa. Il generatore offre il campo Disclaimer / GDPR a questo scopo.

Il campo Dati legali nella scheda Dati è un'area di testo multiriga dove puoi inserire i tuoi identificatori legali. Esempi:

• S.r.l. - Azienda Esempio S.r.l. | P.IVA 01234567890 | C.F. 01234567890 | REA MI-1234567 | Sede: Via Roma 10, 20100 Milano | Cap. soc. 10.000 EUR i.v.
• S.p.A. - Azienda Esempio S.p.A. | P.IVA 01234567890 | REA RM-9876543 | Sede: Via del Corso 100, 00186 Roma | Cap. soc. 100.000 EUR i.v.
• Ditta individuale - Mario Rossi | P.IVA 01234567890 | Via Garibaldi 5, 50123 Firenze
• Professionista - Avv. Mario Rossi | P.IVA 01234567890 | Foro di Milano | PEC: mario.rossi@pec.it
• S.n.c. / S.a.s. - Esempio S.n.c. di M. Rossi & C. | P.IVA 01234567890 | REA TO-1111111 | Torino

Il testo inserito appare in fondo alla firma, subito prima del disclaimer.

Un pulsante CTA (call to action) è un elemento cliccabile che indirizza il destinatario a una pagina a tua scelta: calendario appuntamenti, modulo di contatto o offerta. Il creatore di firme permette di aggiungere due pulsanti CTA.

Pulsante principale

1. Apri la scheda Pulsanti.
2. Inserisci il testo che il destinatario vedrà, es. Prenota una consulenza.
3. Incolla l'URL completo nel campo Link CTA. L'indirizzo deve iniziare con https://.

Pulsante secondario

Puoi aggiungere un secondo pulsante in stile contorno (sfondo trasparente con bordo). Compila i campi della sezione Pulsante secondario allo stesso modo.

Forma dei pulsanti

In fondo alla scheda, l'opzione Arrotondamento offre tre forme: Nessuno (angoli retti), Leggero (leggermente arrotondato) o Completo (ovale).

Se entrambi i campi (testo e link) rimangono vuoti, il pulsante non appare. Servono entrambi.

Nella scheda Social media puoi aggiungere link ai tuoi profili. Il creatore di firme supporta dodici piattaforme: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (ex Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram e Pinterest.

Come fare

1. Apri la scheda Social media.
2. Accanto a ogni piattaforma, incolla l'URL completo del tuo profilo.
3. Compila solo le piattaforme che usi. I campi vuoti non appaiono nella firma.

Icone social

Attiva Mostra icone accanto ai nomi per visualizzare icone SVG a colori al posto del testo.

• Dimensione - Piccola (16 px), Media (20 px) o Grande (24 px).
• Colore - Colori della piattaforma, Colore di accento (uniforme) o Colore del testo.

Nella scheda Aspetto puoi modificare colori, font e altri elementi visivi.

Temi di colore

In alto nella scheda, cinque temi predefiniti: Scuro, Blu, Viola, Verde e Grigio. Un clic applica automaticamente il colore di accento e il colore del testo.

Colori individuali

• Colore di accento - per la barra laterale o superiore, il pulsante CTA e i link.
• Colore del testo - colore di tutti i testi della firma.
• Colore di sfondo - sfondo della firma. Bianco di default.

Font e dimensione

• Font - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS o Georgia. Tutti compatibili con i client di posta.
• Dimensione - Piccola (12 px), Standard (14 px) o Più grande (16 px).

Il client di posta imposta la stessa misura in punti, dove 14 px fanno 10,5 pt: il convertitore px in pt mette a confronto i due valori.

Bordo della firma

Puoi aggiungere un bordo su qualsiasi lato: sinistro, destro, superiore o inferiore. Il bordo usa il colore di accento.

Nella scheda Stile testo puoi regolare individualmente colore e dimensione di ogni elemento testuale.

Elementi disponibili

Appaiono solo gli elementi che contengono dati:

• Nome - nel colore di accento di default.
• Ruolo - la tua posizione in azienda.
• Azienda - nome dell'organizzazione.
• Contatti - e-mail, telefono, sito web.
• Social media - link ai profili.
• Disclaimer - testo legale in fondo.

Cambiare il colore

Accanto a ogni elemento ci sono opzioni colore. Clicca su un quadrato per selezionarlo. Puoi anche aggiungere colori personalizzati (fino a 8), condivisi tra tutti gli elementi. Il pulsante di reset ripristina il colore predefinito.

Cambiare la dimensione

Sotto i colori, pulsanti meno e più regolano la dimensione. Il valore indica lo scarto rispetto alla dimensione base (definita in Aspetto). Intervallo: da −4 a +4 pixel.

Nella scheda Spaziature puoi controllare la distanza esatta tra ogni parte della firma.

Margine interno

In alto, l'opzione di margine interno definisce la distanza tra il contenuto e i bordi della firma. Tre valori: 8 px (piccolo), 16 px (medio) e 24 px (grande).

Spaziature per elemento

Sotto, controlli con pulsanti più e meno per ogni elemento presente nella firma:

• Dopo il nome
• Dopo il ruolo / azienda
• Dopo la riga aggiuntiva
• Dopo i contatti
• Dopo i social media
• Dopo il pulsante CTA
• Prima del disclaimer

Nella scheda Disclaimer / GDPR puoi aggiungere un testo legale che appare in fondo alla firma in caratteri più piccoli.

Quando aggiungere un disclaimer?

• Corrispondenza aziendale - avviso di riservatezza che chiede la cancellazione in caso di invio errato.
• Requisiti di settore - alcuni settori (legale, medico, finanziario) richiedono menzioni specifiche.
• GDPR - informativa sul trattamento dei dati personali, se l'azienda agisce come titolare del trattamento.

Di default, il campo contiene un testo di esempio. Puoi modificarlo, eliminarlo o sostituirlo con il tuo.

Linea separatrice

Attiva Mostra linea separatrice per aggiungere una linea orizzontale sopra il testo legale. Opzioni: stile (continua, tratteggiata, punteggiata), spessore (1–3 px) e colore.

Un buon piè di pagina è chiaro, coerente e facile da leggere. Ecco i consigli più importanti:

Sii breve

Da quattro a sette righe di dati di contatto sono sufficienti. Una firma troppo lunga spinge il contenuto del messaggio verso il basso, soprattutto su smartphone.

Due o tre colori al massimo

Troppi colori danno un aspetto disordinato. Scegli un colore di accento in linea con il tuo brand e mantieni il resto in toni scuri e neutri.

Includi sempre un pulsante d'azione

Un pulsante CTA trasforma ogni e-mail in un'opportunità commerciale. Collegalo a un calendario appuntamenti, un portfolio o un modulo di contatto.

Scegli font compatibili

Il generatore offre cinque font sicuri: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS e Georgia. Evita font decorativi - verranno sostituiti con un font predefinito sul dispositivo del destinatario.

Ospita le immagini sul tuo dominio

Se aggiungi un logo o un avatar, usa un'immagine ospitata sul tuo sito o su un CDN affidabile. Evita link accorciati, Google Drive o Dropbox.

Il creatore di firme salva automaticamente il tuo lavoro nella memoria del browser (localStorage). Quando aggiorni la pagina o torni più tardi, tutti i dati, colori e impostazioni sono ancora presenti.

Ripristinare

Sotto l'anteprima, il pulsante Ripristina aspetto riporta tutto ai valori predefiniti dopo conferma. L'azione è irreversibile.

Esportare e importare la configurazione

I pulsanti Esporta impostazioni e Importa impostazioni permettono di salvare e ripristinare la configurazione completa tramite un file JSON. Utile per trasferire la firma tra computer o condividerla con colleghi.

Il pannello di anteprima si trova a destra dell'editor e si aggiorna automaticamente a ogni modifica. È fissato allo schermo (sticky) e rimane visibile anche scorrendo le opzioni.

Sfondi di anteprima

Sopra l'anteprima ci sono tre pulsanti: Chiaro (grigio di default), Scuro (per verificare la leggibilità) e Scacchiera (mostra trasparenza e bordi).

Pulsanti d'azione

• Copia firma (Gmail / Outlook) - copia come HTML formattato.
• Copia codice HTML - copia il codice sorgente.
• Scarica come HTML - salva come file .html.
• Mostra codice HTML - apre una finestra con il codice sorgente.
• Esporta impostazioni - salva la configurazione come file JSON.
• Importa impostazioni - carica una configurazione da un file JSON.
• Ripristina aspetto - riporta tutto ai valori predefiniti.