Crea una firma de correo HTML – copia a Gmail u Outlook

Una firma de correo electrónico es un pequeño bloque de texto que aparece al final de cada mensaje que envía. También se conoce como pie de correo o bloque de firma. Muestra su nombre, cargo, empresa y datos de contacto. Muchas firmas incluyen además un enlace a la web, una agenda de citas o perfiles de redes sociales.

De media, un profesional envía entre 30 y 40 correos al día. Cada uno de esos mensajes es una oportunidad para compartir sus datos, reforzar su marca y facilitar el contacto. Un pie de correo bien diseñado ahorra tiempo al destinatario: no tiene que buscar su teléfono en mensajes anteriores.

Además, en varios países hispanohablantes la ley exige incluir cierta información en los correos comerciales. En España, México, Argentina y Colombia se aplican normas específicas. La firma de correo es el lugar más sencillo para cumplir con estas obligaciones.

En la pestaña Datos encontrará todos los campos disponibles. Solo dos son obligatorios: el nombre y la dirección de correo electrónico. Los demás son opcionales y solo aparecen en la firma si los rellena.

Campos disponibles

• Línea sobre el nombre - texto adicional sobre el nombre: nombre de empresa, eslogan o lema.
• Avatar / logotipo (URL de imagen) - URL de una foto de perfil o logotipo. La imagen debe ser cuadrada (mín. 120 × 120 px) y accesible públicamente. Tras pegar la URL puede elegir la forma (redonda, redondeada, cuadrada) y el tamaño (pequeño - 40 px, mediano - 56 px, grande - 72 px).
• Nombre completo - campo obligatorio.
• Etiqueta junto al nombre - texto corto junto al nombre, como pronombres o un título abreviado.
• Cargo - su puesto en la empresa, p. ej. Director comercial.
• Empresa - nombre de la organización.
• Línea adicional - breve descripción de su actividad o su oferta.
• Correo electrónico - campo obligatorio. Su dirección de correo profesional.
• Teléfono - número de contacto en cualquier formato, p. ej. +34 912 345 678.
• Sitio web - URL completa que comience por https://.
• Dirección - dirección postal de la empresa.
• Datos legales - NIF/CIF, número de registro mercantil, RFC u otros identificadores exigidos por la ley o su sector. Este campo es clave para cumplir las obligaciones legales en España y Latinoamérica.

En varios países hispanohablantes, los correos comerciales deben incluir cierta información sobre la empresa. La firma de correo es el modo más sencillo de cumplir estos requisitos. A continuación se resumen las principales obligaciones. Se trata de información general, no de asesoramiento jurídico - consulte siempre la normativa vigente en su país.

España - LSSI (artículo 10)

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) exige que las empresas que operan en España incluyan en sus comunicaciones electrónicas:

• Denominación social o nombre comercial
• NIF o CIF
• Domicilio social
• Dirección de correo electrónico de contacto
• Datos de inscripción en el Registro Mercantil (si procede)

Utilice el campo Datos legales del generador para introducir esta información.

México - RFC y LFPDPPP

En México, aunque no existe una ley que obligue a incluir datos específicos en la firma de correo de forma tan detallada como en la UE, es buena práctica incluir el RFC (Registro Federal de Contribuyentes), la razón social y la dirección fiscal. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP) recomienda un aviso de privacidad o enlace al mismo en las comunicaciones comerciales.

Argentina - CUIT y Ley 25.326

Las empresas argentinas deben incluir la CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria) en documentos comerciales. La Ley 25.326 de Protección de Datos Personales puede exigir la inclusión de un aviso de privacidad en correos que contengan datos personales.

Colombia - NIT y Ley 1581

En Colombia, es recomendable incluir el NIT (Número de Identificación Tributaria) y la razón social. La Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales puede requerir un aviso de tratamiento de datos en correos comerciales.

Chile, Perú y otros países

En Chile (RUT), Perú (RUC) y otros países de habla hispana, la inclusión del número de identificación fiscal en la correspondencia comercial es una práctica recomendada. Las leyes locales de protección de datos pueden exigir avisos de privacidad adicionales.

Directiva europea de comercio electrónico

España, como miembro de la UE, también está sujeta a la Directiva de comercio electrónico (2000/31/CE), que exige que las empresas se identifiquen claramente en las comunicaciones electrónicas. El RGPD se aplica si la firma contiene datos personales.

El campo Datos legales en la pestaña Datos es un área de texto multilínea para sus identificadores legales. Ejemplos:

• S.L. (España) - Empresa Ejemplo S.L. | NIF B12345678 | Reg. Mercantil de Madrid, Tomo 12345, Folio 67 | C/ Gran Vía 1, 28013 Madrid
• S.A. (España) - Empresa Ejemplo S.A. | CIF A12345678 | Reg. Mercantil de Barcelona
• Autónomo (España) - Juan García López | NIF 12345678A | C/ Ejemplo 10, 28001 Madrid
• S.A. de C.V. (México) - Empresa Ejemplo S.A. de C.V. | RFC EEJ123456ABC | Av. Reforma 100, CDMX
• S.R.L. (Argentina) - Empresa Ejemplo S.R.L. | CUIT 30-12345678-9 | Av. Corrientes 1234, CABA
• S.A.S. (Colombia) - Empresa Ejemplo S.A.S. | NIT 900.123.456-7 | Cra. 7 #45-67, Bogotá
• SpA (Chile) - Empresa Ejemplo SpA | RUT 76.123.456-7 | Santiago

El texto aparece al final de la firma, justo antes de la cláusula legal.

Un botón CTA (llamada a la acción) es un elemento clicable que dirige al destinatario a una página de su elección: agenda de citas, formulario de contacto u oferta comercial. El creador de firmas permite añadir dos botones CTA.

Botón principal

1. Abra la pestaña Botones.
2. Escriba el texto que verá el destinatario, p. ej. Reservar cita gratis.
3. Pegue la URL completa en el campo Enlace CTA. La dirección debe empezar por https://.

Botón secundario

Puede añadir un segundo botón en estilo contorno (fondo transparente con borde). Rellene los campos de la sección Botón secundario del mismo modo.

Forma de los botones

En la parte inferior de la pestaña encontrará la opción Redondeo. Tres formas: Ninguno (esquinas rectas), Ligero (ligeramente redondeado) o Completo (oval).

Si deja ambos campos vacíos (texto y enlace), el botón no aparece. Se necesitan los dos.

La pestaña Redes sociales permite añadir enlaces a sus perfiles. El creador de firmas admite doce plataformas: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (antes Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram y Pinterest.

Cómo hacerlo

1. Abra la pestaña Redes sociales.
2. Junto a cada plataforma, pegue la URL completa de su perfil.
3. Rellene solo las plataformas que utilice. Los campos vacíos no aparecen en la firma.

Iconos de redes sociales

Active Mostrar iconos junto a los nombres para ver iconos SVG en color en lugar de texto.

• Tamaño - Pequeño (16 px), Mediano (20 px) o Grande (24 px).
• Color - Colores de plataforma, Color de acento (uniforme) o Color del texto.

La pestaña Apariencia permite cambiar colores, fuente y otros elementos visuales.

Temas de color

En la parte superior, cinco temas predefinidos: Oscuro, Azul, Violeta, Verde y Gris. Un clic aplica automáticamente el color de acento y el color del texto.

Colores individuales

• Color de acento - para la barra lateral o superior, el botón CTA y los enlaces.
• Color del texto - color de todos los textos de la firma.
• Color de fondo - fondo de la firma. Blanco por defecto.

Fuente y tamaño

• Fuente - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS o Georgia. Todas son seguras para correo electrónico.
• Tamaño - Pequeño (12 px), Estándar (14 px) o Mayor (16 px).

El cliente de correo fija ese mismo tamaño en puntos, donde 14 px equivalen a 10,5 pt; el convertidor de px a pt pone las dos cifras una al lado de la otra.

Borde de la firma

Puede añadir un borde en cualquier lado: izquierdo, derecho, superior o inferior. El borde usa el color de acento.

La pestaña Estilo de texto permite ajustar individualmente el color y el tamaño de cada elemento textual.

Elementos disponibles

Solo se muestran los elementos que contienen datos:

• Nombre - en color de acento por defecto.
• Cargo - su puesto en la empresa.
• Empresa - nombre de la organización.
• Contacto - correo, teléfono, web.
• Redes sociales - enlaces a perfiles.
• Cláusula - texto legal al final.

Cambiar el color

Junto a cada elemento hay opciones de color. Haga clic en un cuadrado para seleccionarlo. También puede añadir colores personalizados (hasta 8), compartidos entre todos los elementos. El botón de reinicio restaura el color por defecto.

Cambiar el tamaño

Bajo los colores, botones de menos y más ajustan el tamaño. El valor indica la desviación respecto al tamaño base (definido en Apariencia). Rango: de −4 a +4 píxeles.

La pestaña Espaciados permite controlar la distancia exacta entre cada parte de la firma.

Relleno interior

En la parte superior, la opción de relleno interior define la distancia entre el contenido y los bordes de la firma. Tres valores: 8 px (pequeño), 16 px (mediano) y 24 px (grande).

Espaciados por elemento

Debajo, controles con botones más y menos para cada elemento presente en la firma:

• Después del nombre
• Después del cargo / empresa
• Después de la línea adicional
• Después del contacto
• Después de las redes sociales
• Después del botón CTA
• Antes de la cláusula

La pestaña Cláusula / RGPD permite añadir un texto legal que aparece al final de la firma en letra más pequeña.

¿Cuándo añadir una cláusula?

• Correspondencia comercial - aviso de confidencialidad para que el destinatario elimine el mensaje si lo recibió por error.
• Requisitos sectoriales - algunos sectores (derecho, medicina, finanzas) exigen información específica.
• RGPD / protección de datos - aviso sobre el tratamiento de datos personales.

Por defecto, el campo contiene un texto de ejemplo. Puede editarlo, borrarlo o sustituirlo por su propio aviso.

Línea separadora

Active Mostrar línea separadora para añadir una línea horizontal sobre el texto legal. Opciones: estilo (continua, punteada, discontinua), grosor (1–3 px) y color.

Un buen pie de correo es claro, coherente y fácil de leer. Estas son las recomendaciones más importantes:

Sea breve

De cuatro a siete líneas de datos de contacto es lo ideal. Una firma demasiado larga desplaza el contenido del mensaje, sobre todo en el móvil.

Dos o tres colores como máximo

Demasiados colores dan un aspecto desordenado. Elija un color de acento acorde con su marca y mantenga el resto en tonos oscuros y neutros.

Incluya siempre un botón de acción

Un botón CTA convierte cada correo en una oportunidad de negocio. Enlácelo con una agenda de citas, un portafolio o un formulario de contacto.

Use fuentes compatibles con el correo

El generador ofrece cinco fuentes seguras: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS y Georgia. Evite fuentes decorativas - serán reemplazadas por una fuente por defecto en el dispositivo del destinatario.

Aloje las imágenes en su propio dominio

Si añade un logotipo o avatar, use una imagen alojada en su web o un CDN fiable. Evite acortadores de enlaces, Google Drive o Dropbox - algunos clientes de correo bloquean imágenes de estas fuentes.

El creador de firmas guarda su trabajo automáticamente en la memoria del navegador (localStorage). Al recargar la página o volver más tarde, todos sus datos, colores y ajustes se conservan.

Restablecer

Debajo de la vista previa, el botón Restablecer apariencia devuelve todos los datos y ajustes a los valores por defecto tras confirmación. Esta acción no se puede deshacer.

Exportar e importar la configuración

Los botones Exportar ajustes e Importar ajustes permiten guardar y restaurar la configuración completa mediante un archivo JSON. Útil para transferir la firma entre ordenadores o compartirla con compañeros.

El panel de vista previa se muestra a la derecha del editor y se actualiza automáticamente con cada cambio. Está fijo en pantalla (sticky) y permanece visible al desplazarse.

Fondos de vista previa

Sobre la vista previa hay tres botones: Claro (fondo gris por defecto), Oscuro (para comprobar la legibilidad) y Cuadrícula (muestra transparencia y bordes).

Botones de acción

• Copiar firma (Gmail / Outlook) - copia como HTML formateado.
• Copiar código HTML - copia el código fuente.
• Descargar como HTML - guarda como archivo .html.
• Ver código HTML - abre una ventana con el código fuente.
• Exportar ajustes - guarda la configuración como archivo JSON.
• Importar ajustes - carga una configuración desde un archivo JSON.
• Restablecer apariencia - vuelve a los valores por defecto.