Vytvořte HTML e-mailový podpis – zkopírujte do Gmailu či Outlooku

E-mailový podpis je krátký textový blok na konci každé zprávy, kterou odešlete. Někdy se mu říká e-mailová patička nebo podpisový blok. Obsahuje vaše jméno, funkci, firmu a kontaktní údaje. Mnoho podpisů zahrnuje i odkaz na web, kalendář schůzek nebo profily na sociálních sítích.

Průměrný kancelářský pracovník odešle denně 30 až 40 e-mailů. Každá zpráva je příležitostí sdílet kontaktní údaje, posílit značku a usnadnit příjemci komunikaci. Dobře navržená patička příjemci šetří čas - nemusí hledat telefonní číslo ve starších zprávách.

V České republice a na Slovensku navíc zákon vyžaduje, aby obchodní e-maily obsahovaly určité údaje o firmě. IČO, DIČ a sídlo patří mezi nejdůležitější. E-mailový podpis je nejjednodušší místo, kam je uvést.

Na kartě Údaje najdete všechna dostupná pole. Pouze dvě jsou povinná: jméno a e-mailová adresa. Ostatní jsou volitelná a v podpisu se zobrazí pouze při vyplnění.

Dostupná pole

• Řádek nad jménem - doplňující text nad jménem: název firmy, slogan nebo motto.
• Avatar / logo (URL obrázku) - URL profilového snímku nebo loga. Obrázek musí být čtvercový (min. 120 × 120 px) a veřejně přístupný. Po vložení URL si zvolíte tvar (kulatý, zaoblený, čtvercový) a velikost (malá - 40 px, střední - 56 px, velká - 72 px).
• Celé jméno - povinné pole.
• Značka vedle jména - krátký text vedle jména, např. zkratka titulu.
• Funkce - vaše pozice ve firmě, např. Obchodní ředitel.
• Firma - název organizace.
• Doplňující řádek - stručný popis vaší činnosti nebo nabídky.
• E-mail - povinné pole. Vaše pracovní e-mailová adresa.
• Telefon - kontaktní číslo v libovolném formátu, např. +420 221 234 567.
• Web - úplná URL adresa začínající https://.
• Adresa - adresa sídla firmy.
• Formální údaje - IČO, DIČ nebo jiné údaje vyžadované zákonem. Toto pole je klíčové pro splnění právních povinností v ČR a SR.

V České republice a na Slovensku musí obchodní e-maily obsahovat určité identifikační údaje firmy. E-mailový podpis je nejjednodušší způsob, jak těmto požadavkům vyhovět. Níže uvádíme souhrn hlavních pravidel. Jedná se o obecné informace, nikoli právní poradenství - vždy ověřte platné předpisy.

Česká republika - zákon č. 89/2012 Sb. a 90/2012 Sb.

Občanský zákoník a zákon o obchodních korporacích vyžadují, aby obchodní korespondence právnických osob obsahovala:

• Obchodní firmu (název) a právní formu (s.r.o., a.s., k.s. apod.)
• Sídlo společnosti
• IČO (identifikační číslo osoby)
• DIČ (daňové identifikační číslo), pokud je plátcem DPH
• Zápis v obchodním rejstříku (označení soudu a spisová značka)

Zadejte tyto údaje do pole Formální údaje v generátoru - zobrazí se automaticky v každém podpisu.

Slovensko - zákon č. 513/1991 Zb. (Obchodný zákonník)

Na Slovensku platí obdobná pravidla. Obchodní společnosti musí v korespondenci uvádět:

• Obchodnú firmu a právnu formu
• Sídlo
• IČO
• DIČ (případně IČ DPH)
• Zápis v obchodnom registri (označenie súdu a oddiel/vložka)

OSVČ / Živnostníci

Osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) v ČR a živnostníci na Slovensku nemají tak přísné povinnosti jako právnické osoby, ale doporučuje se uvádět: celé jméno, IČO, DIČ (je-li plátce DPH) a adresu provozovny. Zvyšuje to důvěryhodnost a odpovídá obecným požadavkům zákona o elektronickém obchodu.

GDPR a ochrana osobních údajů

Pokud e-mailový podpis obsahuje osobní údaje (fotografie, soukromé telefonní číslo), uplatní se Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Firmy jednající jako správci údajů by měly zvážit přidání krátkého prohlášení o ochraně soukromí nebo odkazu na zásady ochrany osobních údajů. Generátor nabízí pole Právní doložka / GDPR.

Pole Formální údaje na kartě Údaje je víceřádkové textové pole pro právní identifikátory. Příklady:

• s.r.o. (ČR) - Firma Příklad s.r.o. | IČO 12345678 | DIČ CZ12345678 | Zapsaná u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 12345 | Sídlo: Příkladná 10, 110 00 Praha
• a.s. (ČR) - Firma Příklad a.s. | IČO 87654321 | Zapsaná u Krajského soudu v Brně, sp. zn. B 54321 | Praha
• OSVČ (ČR) - Jan Novák | IČO 12345678 | DIČ CZ1234567890 | Příkladná 5, 120 00 Praha
• s.r.o. (SR) - Firma Príklad s.r.o. | IČO 12345678 | DIČ 2012345678 | OR Okresného súdu Bratislava I, odd. Sro, vl.č. 12345/B | Bratislava
• Živnostník (SR) - Ján Novák | IČO 12345678 | DIČ 1012345678 | Bratislava

Zadaný text se zobrazí na konci podpisu, těsně před právní doložkou.

CTA tlačítko (výzva k akci) je klikatelný prvek, který přesměruje příjemce na vámi zvolenou stránku: kalendář schůzek, kontaktní formulář nebo nabídku. Tvůrce podpisů umožňuje přidat dvě CTA tlačítka.

Hlavní tlačítko

1. Otevřete kartu Tlačítka.
2. Zadejte text, který příjemce uvidí, např. Domluvit schůzku.
3. Vložte úplnou URL adresu do pole CTA odkaz. Adresa musí začínat https://.

Sekundární tlačítko

Můžete přidat druhé tlačítko v obrysovém stylu (průhledné pozadí s rámečkem). Vyplňte pole v části Sekundární tlačítko stejným způsobem.

Tvar tlačítek

Ve spodní části karty nabízí možnost Zaoblení tři tvary: Žádné (ostré rohy), Mírné (lehce zaoblené) nebo Plné (oválné).

Na kartě Sociální sítě můžete přidat odkazy na své profily. Tvůrce podporuje dvanáct platforem: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (dříve Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram a Pinterest.

Jak na to

1. Otevřete kartu Sociální sítě.
2. U každé platformy vložte úplnou URL adresu profilu.
3. Vyplňte pouze platformy, které používáte. Prázdná pole se nezobrazí.

Ikony

Zapněte Zobrazit ikony vedle názvů pro zobrazení barevných SVG ikon místo textu.

• Velikost - Malá (16 px), Střední (20 px) nebo Velká (24 px).
• Barva - Barvy platformy, Barva akcentu (jednotná) nebo Barva textu.

Na kartě Vzhled můžete měnit barvy, písmo a další vizuální prvky.

Barevná schémata

V horní části karty je pět přednastavených schémat: Tmavé, Modré, Fialové, Zelené a Šedé. Jedno kliknutí automaticky nastaví barvu akcentu a textu.

Individuální barvy

• Barva akcentu - pro boční nebo horní lištu, CTA tlačítko a odkazy.
• Barva textu - barva všech textů v podpisu.
• Barva pozadí - pozadí podpisu. Výchozí je bílá.

Písmo a velikost

• Písmo - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS nebo Georgia. Všechna jsou bezpečná pro e-mail.
• Velikost - Malá (12 px), Standardní (14 px) nebo Větší (16 px).

Poštovní klient nastavuje tutéž velikost v bodech, kde 14 px odpovídá 10,5 pt — obě hodnoty srovná převodník px na pt.

Rámeček podpisu

Rámeček můžete přidat na libovolnou stranu: levou, pravou, horní nebo dolní. Rámeček používá barvu akcentu.

Na kartě Právní doložka / GDPR můžete přidat právní text, který se zobrazí na konci podpisu menším písmem.

Kdy přidat doložku?

• Obchodní korespondence - upozornění na důvěrnost s žádostí o smazání při chybném doručení.
• Oborové požadavky - některé obory (právo, medicína, finance) vyžadují specifické informace.
• GDPR - informace o zpracování osobních údajů.

Výchozí text je ukázkový. Můžete ho upravit, smazat nebo nahradit vlastním.

Oddělovací čára

Zapněte Zobrazit oddělovací čáru pro přidání vodorovné čáry nad právním textem. Možnosti: styl (plná, čárkovaná, tečkovaná), tloušťka (1–3 px) a barva.

Dobrá e-mailová patička je přehledná, konzistentní a snadno čitelná. Nejdůležitější doporučení:

Buďte struční

Čtyři až sedm řádků kontaktních údajů stačí. Příliš dlouhý podpis odsune obsah zprávy, zejména na mobilech.

Maximálně dvě až tři barvy

Příliš mnoho barev působí chaoticky. Zvolte jednu barvu akcentu odpovídající vaší značce a zbytek nechte v tmavých, neutrálních tónech.

Vždy přidejte akční tlačítko

CTA tlačítko z každého e-mailu vytvoří komunikační příležitost. Propojte ho s kalendářem, portfoliem nebo kontaktním formulářem.

Používejte bezpečná písma

Generátor nabízí pět bezpečných písem: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS a Georgia.

Obrázky hostujte na vlastní doméně

Pokud přidáte logo nebo avatar, použijte obrázek hostovaný na vlastním webu nebo spolehlivém CDN. Vyhněte se zkracovačům odkazů, Google Disku nebo Dropboxu.

Tvůrce podpisů automaticky ukládá práci do paměti prohlížeče (localStorage). Při obnovení stránky nebo pozdějším návratu jsou všechna data a nastavení zachována.

Obnovení výchozích hodnot

Pod náhledem najdete tlačítko Obnovit vzhled. Po potvrzení se vše vrátí na výchozí hodnoty.

Export a import konfigurace

Tlačítka Exportovat nastavení a Importovat nastavení umožňují uložit a obnovit kompletní konfiguraci přes JSON soubor.